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社區大樓在執行管理作業過程當中會產生許多作業憑證和管理報表必須加以保存，另外許多重要的公共文件也需要妥善保管以備日後使用。文書管理的目的就在於防止遺失以及未來文件有需要參考的時候可以在最短時間內找出取用。
任何文件都具有時效性，當文件保存價值消失，就應該進行淘汰銷毀，留著不但佔據擺放空間，反而會增加處理上的困難並影響尋找其他有用文件的速度。
公寓大廈對文件必須建立系統化的文書管理方法，妥善規劃憑證與文件產生後的存放與分類的原則並定期實施清點作廢。
管理費是社區大樓管理事務運作的動力來源，管理費若不能順利收取，會嚴重影響其他管理維護工作的推展，導致管理機能的惡化喪失。
公寓大廈規約中應明訂相關處罰規定，讓不按時繳交甚至惡意積欠管理費的住戶負擔懲罰性滯納金與所有催討行政法律相關作業支出，以發揮預先嚇阻的功效。
在執行層面，管理委員會應做到以下幾點：
1. 運用良好的溝通機制，讓住戶了解按時繳納管理費的重要性
2. 隨時公佈公共基金收支狀況與未按時繳交管理費住戶名單
3. 提供多種便利的繳費方式
4. 提供未進住區分所有權人重要的社區大樓資訊，加強管理組織與未進住區分所有權人的溝通聯繫。
安全是生活的基本需要，透過良好的管理，社區大樓可以有效提高防護機能、確實保障住戶居住安全。
社區大樓應執行以下管理維護作業以強化住戶公共安全維護：
1.確實掌握住戶動態、實施門禁管制、臨時停車管理與機動巡邏
2.定期實施防火避難通道安全準備檢查，維護建築物正常防火避難功能
3.確實執行消防安全設備保養維護，確保安全設備功能正常
4.實施裝修工程管理，避免裝修時變更建築物結構造成公眾安全的威脅。
公告是公寓大廈管理委員會向住戶傳達訊息的重要溝通工具，也是管理措施與作業處理的重要憑證。公告管理應注重傳達效果與內容的完整記錄。
每一張公告都要編配獨立且連續的文號，註明公告開始與結束的日期。管理服務人執行張貼與取下公告時都必須在公告上簽名並註明執行的時間。
良好管理的公告，不但可以作為管理委員會處理住戶違規行為執行書面催告的憑證，更是系統化保存管理作業記錄的最佳工具。
社區大樓多多少少會有些屬於全體住戶共有的公共財產，如果沒有加以完整記錄、標示及定期清點，時間一久就會和私人的物品混在一塊難以確認歸屬，公器私用甚至於惡意侵占的行為都終將難以防範。公寓大廈需要具備一套管理公共財產的良好作業方法，才能防止住戶權益受到侵害。
住戶為了生活上的需要常會進行裝修，裝修過程中所產生的噪音、髒亂與頻繁的人員出入往往都可能對其他住戶造成困擾。此外，裝修如果牽涉到建築物結構的變動更是公共安全的潛在威脅，因此社區大樓需要對裝修工程進行管制才能有效維護住戶的生活品質。
公寓大廈應該在規約中加入裝修作業的相關限制規定，並配合良好的溝通機制讓住戶與工程人員完整清楚地了解裝修範圍的限制及如何配合管理委員會辦理各項裝修申請。
公寓大廈管理事務繁雜瑣碎，如果缺乏系統化的規劃管理，實無法保障所有管理維護工作依照計畫確實執行。
社區大樓必須訂出年度、月份、每週和每日要執行的例行性工作項目並輸入電腦。管理服務人員在每個月初與每週開始時列印工作計畫表，依計畫執行各項工作。管理委員會只要透過服務人員每週與月份結束時所呈送的工作計畫表就可以完整掌握管理作業執行的狀況。
此外，管理委員會指派管理服務人員處理的專案性工作也應該使用電腦進行控制，管理委員透過每個月管理工作報表與管理委員會會議以充分了解專案工作處理的進度與作業中所遭遇到的困難。
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