作業項目

作業內容及程序

區分所有權人會議

法律規定公寓大廈每年須至少召開一次定期區分所有權人會議，並可視狀況需要召開臨時會議以處理共同事務及權力義務相關事項，區分所有權人會議作業內容及程序如下：

1.     決定會議場地與日期時間後印製會議通知、出席委託書、提案單，公告並寄發各區分所有權人。

2.     依區分所有權人提案或管理委員會決議印製議決書並送發或寄發各區分所有權人，方便無法出席之區分所有權人以通訊方式行使表決權。

3.     會議前製作管理委員會年度工作報告做為會議中向出席人員報告管理委員會會務書面資料。

4.     整理會議場地及準備相關設備、器材與文具。

5.     會議前印製會議簽到記錄。

6.     會議中協助辦理出席人員簽到、收取與保管出席委託書、議決書，協助會議主席進行表決統計或處理臨時狀況。

7.     會議後製作會議記錄經會議主席簽名後公告與送發各區分所有權人。

報備行政作業

公寓大廈依法成立管理組織或主任委員變更時均應檢具證明文件向報備主管機關申請辦理登記（或主任委員變更備查），並憑報備核准函申請設立稅籍編號（或變更負責人）與金融機構銀行利息所得免稅核准證明，完整作業內容如下：

1.     製作申請表單及複印相關文件後向報備受理機關提出申請。

2.     接獲主管機關同意報備核准函後印製申請表單向稅務機關申請設立稅籍編號（或辦理稅務負責人變更）。

3.     向稅務機關申請核發金融機構銀行利息所得免稅核准證明。

管理委員會

管理委員會應依規約規定召開定期或臨時會議以處理公寓大廈公共事務，管理委員會會議作業內容及程序如下：

1.     會議前印製會議通知、會議中報告資料，公告與送發各管理委員。

2.     安排場地茶水及必要設施器材。

3.     列印會議簽到記錄。

4.     會議中報告管理維護工作執行狀況。

5.     會議中報告與研議公共事務興革事項。

6.     會議後製作會議記錄經主席簽章後公告與送發各管理委員

專案企劃與執行

公寓大廈執行管理組織決議，進行重大修繕、設備器材維修更新、採購發包及管理措施規劃推動等範圍層面較廣泛複雜之公共事務時，須視事務內容性質需要配合執行以下專案企劃及專案執行作業：

1.     區分所有權人或住戶意見調查

2.     與利害關係人之聯繫或協調

3.     與政府機關或採購發包廠商之聯繫或協調

4.     專案事項可行性分析及報告

5.     法規與市場資料之收集、整理、分析及報告

6.     採購發包項目之品牌、規格、材質、數量、工法、工期、付款方式及其他配合條件等事項協調確認

7.     合約內容之擬定、分析與商議

8.     採購發包項目之清點驗收或作業督導協調

作業項目

作業內容及程序

公共基金收支管理

公寓大廈管理委員會須定期向區分所有權人收取管理費、支付各項費用與公佈公共基金保管運用情形，其作業內容如下：

1.     定期列印繳費通知單發送區分所有權人或住戶。

2.     安排人員接受區分所有權人或住戶以現金、支票在服務櫃檯或約定之金融機構繳交管理費。

3.     安排人員將社區大樓服務櫃檯收取之管理費現金與支票存入金融機構。

4.     超過繳費期限後，印製管理費催繳通知單發送未按時繳費之區分所有權人或住戶。

5.     定期會整請款資料製作支出憑證由管理委員會簽認。

6.     提領支票支付服務廠商或服務人員。

7.     定期列印與公佈管理費收支報表與未繳管理費住戶名單。

8.     建檔妥善保存收支過程中各項憑證。

公告管理

公寓大廈管理委員依法應將社區大樓公共基金收支狀況、設備保養維護作業記錄、會議與活動通知或需要住戶配合實施事項等訊息公佈通知區分所有權人和住戶。其作業內容如下：

1.     製作編配獨立連續文號的公告，訂定公告開始與結束時間。

2.     張貼、取下時由執行人員簽名與記錄時間以作為管理委員會發佈各種管理訊息的有效憑證。

3.     定期檢查公佈欄，取下逾期公告按序號順序歸檔妥善保存以方便日後追蹤查詢。

4.     定期將超過保存期限之公告記錄作廢或整理為公共文件保存。

公共文件管理

法律規定管理委員會須保管公寓大廈規約、會議記錄、使用執照謄本、竣工圖等與公共事務有關之文件，其作業內容如下：

1.     公共文件產生時，製作編配獨立連續序號的文件記錄單並按順序存放於公共文件檔案夾。

2.     區分所有權人、住戶或利害關係人借用公共文件時，在文件記錄單上簽名並註明借出日期與預定歸還日期。

3.     三個月實施一次公共文件清點作業，連繫逾期未歸還文件的借用人以確保文件資料正確完整。

4.     每年清理喪失保存價值之公共文件報廢銷毀。

公共財產管理

公寓大廈管理委員會應建立公共財產資料並定期辦理公共財產之清點、標示、報廢等作業，其完整作業內容如下：

1.     購置或取得公共財產時，製作編配獨立連續序號的公共財產記錄單按順序存放於公共財產檔案夾並將公共財產標籤貼於公共財產明顯處。

2.     每六個月實施一次公共財產清點作業，重新黏貼公共財產標籤並清理遺失、損壞或達到使用期限之公共財產項目辦理報廢。

住戶違規行為處理

法律規定公寓大廈住戶發生違法或違規行為時，管理委員會須以書面方式進行制止催告，其作業內容如下：

1.     口頭制止無效後，印製二份書面催告函與舉報函。

2.     請發生違規行為住戶在催告函簽名後存證歸檔。

3.     違規行為住戶拒絕在催告函簽名時，列印公告公佈催告函與舉報函內容。

辦理政府規定申報事項

公寓大廈須依政府規定委託升降設備安全協會、專業建築物公共安全檢查公司與消防公司辦理升降設備安全檢查、建築物公共安全檢查與消防安全檢查申報。

委外執行作業督導配合

公寓大廈須按需要委託相關廠商實施景觀維護作業、日常清潔作業、垃圾清運作業、除蟲消毒作業、水池、水塔清洗作業、污水池污泥清除作業、機電設施保養與耗材更換作業等。

作業項目

作業內容及程序

訪客接待與記錄

公寓大廈執行訪客登記作業，可以發揮犯罪預防功能，提高住戶人身與財產安全保障，其作業方式如下：

1.     訪客來臨時，以對講機或電話向受訪住戶進行確認。

2.     記錄受訪住戶房屋代號、訪客人數、到訪時間。

3.     訪客非住戶親友身份時，留置證件待訪客離去時取回。

臨時停車管理

公寓大廈實施臨時停車管理，可以提供住戶生活方便並同時切實掌握非經常性停放車輛出入情形，其作業方式如下：

1.     住戶或廠商車輛須臨時停放時，留置證件並記錄聯絡資料後列印臨時停車證放置於車輛擋風玻璃明顯處，停放至指定地點。

2.     臨時停放車輛離開前取回留置證件並記錄其離開時間。

裝修工程管理

公寓大廈實施裝修工程管理，可以避免建築物公共部分與結構安全遭到破壞或裝修施工影響其他住戶安全、安寧、清潔與衛生，其作業方式如下：

1.     要求裝修住戶施工前辦理登記、切結並繳交裝修保證金。

2.     裝修廠商工程期間憑管理委員會所核發之裝修工程核准書進入社區大樓。發生違反管理規定情形時，依裝修工程核准書上所列約定事項處以違約罰金。

3.     裝修工程結束後，確定裝修工程中裝修住戶未違反約定事項及無破壞建築物結構外觀情形，無息退還裝修保證金。

防火避難通道檢查

公寓大廈定期執行防火避難安全準備檢查作業，可以揭露防火避難準備狀況，避免住戶於防火避難通道堆放物品或將防火門上鎖等情形發生，其作業方式如下：

1.     印製防火避難安全準備檢查表。

2.     按項目逐一檢查並確實記錄。

3.     公佈檢查記錄表並進行後續處理。

作業項目

作業內容及程序

定期機電設備點檢

公寓大廈定期執行機電設備點檢作業，可以檢查機電設備功能，發現即將故障損壞的機電設備以預先進行換修準備，其作業方式如下：

1.     印製機電設備點檢表。

2.     按表列項目逐一量測其電流值確實記錄並註明檢查結果。

3.     公佈檢查記錄並進行後續處理。

機電設施運轉測試

公寓大廈定期執行機電設施運轉測試作業，可以檢查機電設備功能，發現故障損壞的機電設備。其作業方式如下：

1.     印製機電設施運轉測試記錄表。

2.     按表列項目逐一操作並記錄各項機電設備運轉功能狀況。

3.     公佈檢查記錄並進行後續處理。

蓄電池定期放電作業

公寓大廈在作業條件允許下，定期執行蓄電池定期放電作業，可以延長蓄電池使用壽命。

作業項目

作業內容及程序

掛號信處理

雇用管理服務人員之公寓大廈可提供住戶代收掛號信件服務。

提供法律與生活便利資訊

公寓大廈管理委員會可提供住戶法律與生活便利資訊服務，協助住戶查詢管理相關資訊或列印書面參考資料。

留言傳達服務

雇用管理服務人員之公寓大廈可提供住戶留言傳達服務，轉達住戶委託留言予特定對象。

公共物品出借服務

雇用管理服務人員之公寓大廈可備置供住戶共同使用的用具與設備，由管理服務人員妥善保管，住戶需要使用時隨時向管理服務人員登記借用。

房屋租售服務

雇用管理服務人員之公寓大廈可提供社區大樓區分所有權人房屋出租或出售服務，將房屋租售資料張貼於公佈欄，協助區分所有權人加速交易達成。

作業項目

作業內容及程序

工作交接作業

雇用管理服務人員之公寓大廈應要求管理服務人員於工作交接時列印工作交接報表並逐一核對確認各項管理資訊，確保管理業務的完整移交。

專案管理

雇用管理服務人員之公寓大廈應要求管理服務人員定期回報管理委員會指示辦理之專案工作處理狀況，以便於管理委員掌握專案工作執行進度。

月工作執行檢核

雇用管理服務人員之公寓大廈應要求管理服務人員於每月初列印月工作計劃表，列舉所有排定執行之年度工作與月例行性工作。由管理服務人員簽名並於作業完成時逐一勾核簽認，月份結束時呈送管理委員會核閱以確保計畫性工作之順利推動。

週工作執行檢核

雇用管理服務人員之公寓大廈應要求管理服務人員於每週列印週工作計劃表，列舉所有排定執行之月份工作與每日例行性工作。由管理服務人員簽名並於作業完成時逐一勾核簽認，配合月工作計劃表檢核各項管理工作，每週呈送管理委員核閱以確保計畫性工作之順利執行。

作業項目

作業內容及程序

訂定規約與管理規定

公寓大廈須訂定具備完整管理機能的規約及相關作業規定。

人力招募與人事管理

中型以上規模之公寓大廈須招募服務人員，並辦理管理服務人員薪資、保險、出勤、獎懲等人事管理作業。

管理資料建立與維護

公寓大廈須建立完整正確的管理資料輸入、保存、查詢與使用方法，並定期進行電腦資料檔案備份。

服務人員教育訓練

公寓大廈須辦理管理服務人員教育訓練，確保管理人員使用正確的作業方法執行各項管理維護服務作業。